Weniger Rückfragen. Schnellere Entscheidungen. Sauber delegierbar.

Wenn dein Dealflow wächst (mehr Leads, mehr Besichtigungen, mehr Unterlagen, mehr Banken), ist nicht die Pipeline dein Engpass – sondern die Qualität deiner Aktivitätenbeschreibungen.

Unklare Aufgaben erzeugen:

• Rückfragen und Pingpong
• Fehlinterpretationen
• Verzögerungen in Prüfung, Finanzierung und Notar
• am Ende Deal-Verlust oder teure Fehler

Die Lösung ist simpel, aber kompromisslos: Aktivitäten so schreiben, dass sie für den Ausführenden glasklar sind – inklusive messbarem Ergebnis (Definition of Done) und dem richtigen Detailgrad je Rolle.

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Warum Aufgaben trotz guter Mitarbeiter schiefgehen (die Eisberge)

Verschiedene Eisberge der Mitarbeiter und des Investors sorgen dafür, dass Aufgaben falsch ausgeführt werden. Um hier Zeit und Geld zu sparen, sollten die Aufgaben konkret und unmissverständlich definiert werden.

Quelle: Zeit-Millionär durch richtiges Delegieren und Mitarbeiterführung (ABSOLUTE EMPFEHLUNG)

https://www.youtube.com/watch?v=Xjac_YYD280&t=2821s

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Die Grundregel: 2 Arten von Aufgaben, 2 Formate

In der Praxis brauchst du genau zwei Formate. Alles andere ist Interpretationsspielraum:

1. Zuarbeiter-Task (S0-S1) – du gibst das Wie mit, damit keine Schleifen entstehen.
2. Verantwortlicher-Task (S0-S2) – du gibst Outcome + Rahmen. Der Verantwortliche baut das Wie selbst.

Merksatz: Je weniger Kontext und Routine beim Ausführenden, desto mehr Wie braucht die Aufgabe. Je mehr Verantwortung und Kompetenz, desto wichtiger sind Output, Rahmen und Entscheidungsspielraum.

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Investor-Upgrade: Jede Aktivität braucht einen messbaren Output

Wenn du nur eine Regel mitnimmst: Jede Aufgabe endet mit einem messbaren Artefakt im System. Kein Artefakt = keine Kontrolle = kein Skalieren.

• Angebot raus + Frist gesetzt + nächste Aktion fix
• Unterlagen vollständig + Checkliste abgehakt + Risiko-Notiz im Deal
• Finanzierung bestätigt + Bankzusage verlinkt + Notarauftrag ausgelöst

So werden Aufgaben steuerbar: spezifisch, messbar und zeitbezogen.

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Template 1: Aufgabe an Zuarbeiter (inkl. Wie)

Dieses Template nutzt du, wenn der Ausführende klare Anweisungen braucht. Ziel: Rückfragen minimieren, Ergebnis standardisieren.

Titel: (Verb + Objekt)
Warum: (1 Satz, wofür das wichtig ist)
Was (Ergebnis): (konkret messbar)
Wie (Schritte):
- ...
- ...
- ...
Referenz / Beispiel: (Link, Screenshot, Musterdatei)
Meilensteine:
M1: ... (Zeit)
M2: ... (Zeit)
M3: ... (Zeit)
Qualitätskriterien (Benchmarks):
- ...
- ...
Abgabeformat: (PDF / Link / im Tool als Notiz / Kommentar)
Review: (wer prüft / wie schnell Feedback kommt)
Rückfragen-Regel: (Wenn du 10 Min festhängst - fragen)

Template 2: Aufgabe an Verantwortliche (ohne Wie)

Dieses Template nutzt du, wenn der Ausführende Verantwortung übernimmt. Ziel: Outcome liefern lassen – ohne Mikromanagement.

Titel: (Outcome + Bereich)
Zweck: (warum existiert diese Aufgabe/der Bereich)
Ergebnis/Produkt (Definition of Done):
- Output: ...
- Messbar: ... (Zahl/Status/Link)
Rahmen (damit Verantwortung möglich ist):
- Scope: Start/Ende (was gehört dazu / was nicht)
Ressourcen: Zeit / Team / Tools
Budget/Spielraum: bis ... EUR ohne Rückfrage
Entscheidungsrechte: du entscheidest über ...
Nicht verhandelbar: Compliance/CI/Fristen/Qualität
Meilensteine:
M1: Plan + Risiken + erster Entwurf (Datum)
M2: Stand + Blocker + Entscheidungspunkte (Datum)
M3: Ergebnis geliefert + Doku/Übergabe (Datum)
Reporting: 1 Update im Tool pro ... (z. B. Mo/Do)
Eskalations-Trigger: (wann du sofort Bescheid willst)

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3 Copy-Paste Beispiele aus dem Deal-Alltag

Beispiel 1: Erstkontakt durchführen und dokumentieren (Zuarbeiter)

Titel: Erstkontakt durchführen und dokumentieren
Warum: Wir brauchen schnell Klarheit, ob das Objekt besichtigungswürdig ist, damit die Pipeline fließt.
Was (Ergebnis): Kontaktversuch(e) dokumentiert (Datum/Uhrzeit/Kanal) + Ergebnisstatus gesetzt + Next Step gesetzt (Termin oder Wiedervorlage).
Wie (Schritte):
- Anrufversuch #1 (heute)
- Anrufversuch #2 + Mail (morgen)
- Ergebnis notieren + Next Step setzen
Referenz / Beispiel: Call-Skript Erstkontakt + Mail-Vorlage Unterlagen/Termin
Meilensteine:
M1: Versuch 1 dokumentiert (heute)
M2: Versuch 2 + Mail dokumentiert (morgen)
M3: Ergebnis + Next Step gesetzt (morgen 18:00)
Qualitätskriterien (Benchmarks):
- Keine leeren Felder: Kanal + Datum/Uhrzeit + Ergebnis + Next Step
- Max. 1 Rückfrage (Referenz nutzen)
Abgabeformat: Im Deal als Aktivität + Notiz/Kommentar
Review: Investor checkt bis 20:00
Rückfragen-Regel: Wenn du 10 Min festhängst - fragen

Beispiel 2: Angebot platzieren und Frist setzen (Verantwortlicher)

Titel: Angebot platzieren + Frist setzen
Zweck: Angebot nicht nur senden, sondern Commitment erzeugen.
Ergebnis/Produkt (Definition of Done):
- Output: Angebot ist übermittelt + Rückmeldefrist/Entscheidungstermin ist fixiert.
- Messbar: Datum/Uhrzeit + Frist + Notiz im Deal
Rahmen (damit Verantwortung möglich ist):
- Scope: Versand bis dokumentierte Fristsetzung
Ressourcen: Mail/Telefon, Template
Budget/Spielraum: n/a
Entscheidungsrechte: Preis-/Konditionskorridor innerhalb BuyBox
Nicht verhandelbar: Jede Angebotsabgabe hat Frist + Next Step
Meilensteine:
M1: Angebot platziert
M2: Entscheidungstermin fixiert
M3: Reaktion verarbeitet (weiter/archiv/wiedervorlage)
Reporting: Update am selben Tag
Eskalations-Trigger: Keine Reaktion bis Frist

Beispiel 3: Unterlagen Vollständigkeit prüfen (Zuarbeiter)

Titel: Unterlagen Vollständigkeit prüfen (SOLL/KANN)
Warum: Fehlende Unterlagen sind der #1 Verzögerer in Due Diligence und Finanzierung.
Was (Ergebnis): SOLL/KANN Liste abgehakt + fehlende Unterlagen als Anfrage vorbereitet + Status "Unterlagen vollständig" ja/nein dokumentiert.
Wie (Schritte):
- Dokumente mit SOLL-Checkliste abgleichen
- Fehlende Dokumente markieren
- Anfrage-Mail aus Vorlage vorbereiten
- Ergebnis im Deal notieren
Referenz / Beispiel: SOLL/KANN Checkliste + Mail-Vorlage Unterlagen nachfordern
Meilensteine:
M1: Checkliste 50 Prozent (4h)
M2: Fehlende Unterlagenliste + Mailentwurf (8h)
M3: Ergebnis dokumentiert + Anfrage versendet (24h)
Qualitätskriterien (Benchmarks):
- Immer Dokumentname + Datum + Quelle
- Fehlende SOLL-Dokumente sind immer angefragt
Abgabeformat: Kommentar im Deal + E-Mail-Aktivität angelegt
Review: Backoffice Lead innerhalb 24h
Rückfragen-Regel: Wenn du 10 Min festhängst - fragen

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Fazit

Eine starke Aktivitätenbeschreibung ist ein Multiplikator: weniger Rückfragen, höhere Geschwindigkeit, reproduzierbare Qualität. Kombiniert mit klaren Exit-Kriterien pro Phase wird dein Prozess im Alltag wirklich steuerbar – und du als Investor arbeitest am System statt im Chaos.

Call to Action: Wenn du willst, bauen wir als nächsten Schritt deinen konkreten Prozess (Ankauf, Vermietung, Sanierung, Verkauf) als Pipeline mit Status + Aktivitätsketten – inklusive Decision-Tasks und exakt diesen Beschreibungsformaten.

Quelle und unbedingt anschauen: