Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist dein digitaler Assistent, der automatisch Aufgaben für deine Immobilien-Deals erstellt und überwacht. Er hilft dir, keinen wichtigen Schritt zu vergessen.

Einleitung

Die effiziente Verwaltung deiner Immobilien-Deals erfordert strukturierte und automatisierte Prozesse. Mit dem ImmoKalkulation Deal-Manager kannst du Pipeline-Workflows individuell gestalten und automatisieren. In dieser Anleitung zeigen wir, wie du Workflows erstellst, die Dealflow-Prozesse optimierst, um öfter mit gutem Bauchgefühl zum Notar zu gehen.

Was sind Workflows im Deal-Manager?

Workflows sind automatisierte Aufgaben, die ausgelöst werden, sobald eine Immobilie in dem Deal-Stack in einen neuen Zustand wechselt. Beispiel: Eine Immobilie war im Zustand „Expose anfragen“ und wird jetzt in den Zustand „Besichtigung durchführen“ verschoben.

Diese Aufgaben helfen dabei:

• Routine-Aufgaben zu automatisieren
• Wichtige Follow-ups nicht zu vergessen
• Checklisten zu pflegen für ein perfekten Deal zu hinterlegen
• Den Überblick über alle Deals zu behalten
• Team-Kommunikation zu verbessern

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Workflow-Bereich aufrufen

• Navigieren Sie zum „Deal-Manager“
  

• Klicke auf „Workflow-Automatisierung“

• Wählen Sie „“

[Screenshot 1: Navigation zum Workflow-Bereich mit markierten Menüpunkten]

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Basierend auf den Screenshots passe ich die Workflow-Anleitung an:

Pipeline Workflow-Editor: So erstellst du automatisierte Deal-Abläufe

1. Was ist ein Pipeline Workflow?

Ein Pipeline Workflow automatisiert deine Deal-Prozesse, indem er Aufgaben erstellt, sobald eine Immobilie in einen neuen Pipeline-Status wechselt. Das spart dir Zeit und sorgt dafür, dass keine wichtigen Schritte vergessen werden.

2. Aufbau des Pipeline-Editors

Der Editor ist in folgende Bereiche aufgeteilt:

• Pipeline-Auswahl: Wähle zwischen verschiedenen Pipelines (z.B. „Ankauf“)
• Status-Spalten: Zeigt alle Status deiner Pipeline
• Exposé anfragen
• Unterlagen prüfen
• Besichtigung durchführen
• Angebot erstellen
• Verhandlungsführung
• Vertrag abschließen

3. Neue Aktivität anlegen

1. Klicke auf „+ Aktivität hinzufügen“ in der gewünschten Status-Spalte
2. Im Formular folgende Felder ausfüllen:

Basis-Informationen:

• Typ: Wähle zwischen
• ANRUF
• BESICHTIGUNG
• BRIEF
• E-MAIL
• MEETING
• NOTIZ
• SONSTIGES
• Status:
• Geplant
• In Bearbeitung
• Abgeschlossen
• Abgebrochen
• Titel: Aussagekräftiger Name der Aktivität
• Beschreibung: Detaillierte Anweisungen (mit Formatierungsoptionen)

Zeitplanung:

• Geplanter Start in Tagen
• Geplantes Ende nach Start in Tagen
• Priorität (Hoch/Mittel/Niedrig/NA)

4. Text-Editor Funktionen

Der Beschreibungs-Editor bietet:

• Textformatierung:
• Fett (B)
• Kursiv (I)
• Unterstrichen (U)
• Listen:
• Aufzählungsliste
• Nummerierte Liste
• Checkliste
• Zusatzfunktionen:
• Link einfügen
• Spracheingabe

5. Workflow-Vorlagen

Du kannst:

• Vorlagen für häufige Workflows nutzen
• Eigene Vorlagen erstellen und speichern
• Vorlagen mit dem Team teilen

6. Praxis-Tipp: Workflow-Struktur

Bewährte Struktur für Status-Aktivitäten:

1. Exposé anfragen:

• E-Mail an Makler
• Erinnerung nach 2 Tagen

1. Unterlagen prüfen:

• Checkliste Dokumente
• Analyse-Aufgaben

1. Besichtigung:

• Termin koordinieren
• Besichtigungsprotokoll
• Nachbereitung

1. Angebot:

• Kalkulation erstellen
• Angebot formulieren
• Versand und Tracking

7. Quick Actions

Nutze die „+ Quick“ Funktion in der oberen Leiste für:

• Schnelles Anlegen von Standard-Aktivitäten
• Zugriff auf häufig genutzte Templates
• Direkte Aktionen ohne Editor-Öffnung

8. Support & Hilfe

• Klicke auf das Hilfe-Symbol (?) oben rechts
• Zugriff auf die ausführliche Dokumentation
• Support per E-Mail: support@immokalkulation.de

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Praktische Beispiele

Beispiel 1: Erstkontakt-Workflow

1. Trigger: Neuer Deal wird erstellt
2. Aktion: Automatische Willkommens-E-Mail
3. Verzögerung: 2 Tage
4. Aktion: Aufgabe für Nachfass-Anruf
5. Bedingung: Wenn keine Reaktion nach 5 Tagen
6. Aktion: Erinnerungs-E-Mail

[Screenshot 7: Beispiel-Workflow „Erstkontakt“]

Beispiel 2: Besichtigungs-Workflow

1. Trigger: Deal-Status ändert sich zu „Besichtigung vereinbart“
2. Aktion: Kalendereinladung versenden
3. Aktion: Exposé automatisch generieren
4. Bedingung: 1 Tag vor Besichtigung
5. Aktion: Erinnerung an Makler
6. Aktion: Checkliste erstellen

[Screenshot 8: Beispiel-Workflow „Besichtigung“]

Tipps für effektive Workflows

1. Halten Sie es einfach
   • Beginnen Sie mit grundlegenden Workflows
   • Erweitern Sie schrittweise
   • Testen Sie gründlich
2. Dokumentieren Sie Ihre Workflows
   • Erstellen Sie eine Übersicht
   • Notieren Sie Änderungen
   • Teilen Sie Best Practices im Team
3. Regelmäßige Überprüfung
   • Monitoren Sie die Effektivität
   • Passen Sie bei Bedarf an
   • Sammeln Sie Team-Feedback

Fazit

Workflows im ImmoKalkulation Deal-Manager sind ein mächtiges Werkzeug zur Automatisierung Ihrer Immobilien-Pipeline. Mit dieser Anleitung können Sie schnell eigene Workflows erstellen und Ihre Prozesse optimieren.

Call-to-Action

Starten Sie noch heute mit Ihrem ersten Workflow! Nutzen Sie unsere Vorlagen oder erstellen Sie einen individuellen Workflow für Ihre speziellen Anforderungen. Bei Fragen steht Ihnen unser Support-Team zur Verfügung.